Cuộc họp hội đồng quản trị hoạt động như thế nào?

Hội đồng quản trị đánh giá hoạt động của công ty, giải quyết các vấn đề quan trọng và thực hiện các trách nhiệm pháp lý. Nói chung, tất cả các giám đốc đều có vị thế ngang nhau về các vấn đề của công ty, do đó mỗi người được quyền biểu quyết một lần khi đưa ra quyết định tại cuộc họp của các giám đốc. Tuy nhiên, có những trường hợp đặc biệt. Nếu không đạt được sự đồng thuận (không có đa số phiếu), chủ tọa sẽ có quyền nói cuối cùng về vấn đề đã nói hoặc quyết định có thể được giữ lại.

Biên bản chính thức và hợp pháp cho cuộc họp của các giám đốc được gọi là biên bản. Đây là một tài liệu được hoàn thiện, phê duyệt và xuất bản theo các quy tắc và quy định của hội đồng quản trị. Việc này do thư ký công ty thực hiện. Nó thường được lưu giữ cùng với sổ đăng ký của công ty hoặc được lưu giữ dưới dạng điện tử. Nó sẽ được giám đốc và kiểm toán viên kiểm tra bất cứ lúc nào nhưng không được công khai cho tất cả mọi người.

Các chủ đề phổ biến nhất trong cuộc họp bao gồm:

• Bổ nhiệm chủ tịch, thư ký mới và giao nhiệm vụ, trách nhiệm mới cho các giám đốc.
• Phát hành cổ phiếu cho cổ đông.
• Xác nhận bất kỳ thời hạn nào và các yêu cầu khác như giấy phép, lưu trữ hồ sơ, kế toán và kiểm toán.
• Các đề xuất và khuyến nghị cho các hoạt động khác của công ty như tài chính, tuyển dụng, tiếp thị và quảng cáo cũng như các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ.

Chủ tịch hoặc một giám đốc cá nhân có thể kêu gọi một cuộc họp của các giám đốc. Tuy nhiên, một thông báo về cuộc họp phải được gửi trước cho tất cả các giám đốc. Thông báo này phải nêu chi tiết: thời gian, địa điểm và lịch trình, mục đích của cuộc họp và các nghị quyết được đề xuất.